PEMBINAAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI DINAS KEHUTANAN DAN LINGKUNGAN HIDUP PROVINSI BALI

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DAP) Provinsi Bali melakukan pembinaan/supervisi penyelenggaraan kearsipan di Lingkungan Dinas Kehutanan dan Lingkungan Hidup (KLH) Provinsi Bali pada hari Rabu, 31 Maret 2021. Tim Pembinaan disambut langsung oleh Kepala Dinas KLH Provinsi Bali, I Made Teja yang didampingi oleh Kasubbag Umpeg dan dihadiri oleh staf pengelola arsip dari  Unit Pengolah Arsip baik dari Bidang maupun UPTD di Lingkungan Dinas KLH Provinsi Bali.

Dalam arahannya,  Kadis KLH menyampaikan tentang pentingnya pengelolaan arsip secara baik dan benar sesuai dengan standar dan kaidah peraturan perundang-undangan yang berlaku. “Arsip kelihatannya sepele tetapi jika tidak diperhatikan maka ketika terjadi kasus hukum yang memerlukan alat bukti berupa arsip maka pada saat itu baru seseorang merasakan bahwa arsip memiliki fungsi yang sangat penting” demikian penekanan dari Kadis KLH dihadapan para peserta pembinaan kearsipan. Pernyataan Kadis KLH tersebut didukung oleh pengalaman Beliau sebagai birokrat selama lebih dari 30 tahun yang mana telah beberapa kali menjadi saksi ahli atau wakil dari pemerintah dalam penyelesaian sengketa hukum.

Kadis KLH Provinsi Bali mengakui bahwa pengelolaan arsip di Lingkungan Dinas KLH Provinsi Bali masih kurang mengingat belum didukung oleh sarana prasarana kearsipan serta baru memiliki satu orang Arsiparis Ahli Muda yang bertugas sejak Februari 2021. Di samping itu Dinas KLH merupakan hasil penggabungan organisasi dari Dinas Kehutanan dan Dinas Lingkungan Hidup sehingga banyak arsip lama yang menumpuk dan perlu dilaksanakan pemusnahan arsip dan atau penyerahan arsip kepada DAP Provinsi Bali. Sehubungan dengan hal tersebut, pihak Dinas KLH Provinsi Bali meminta bantuan kepada DAP Bali untuk memberikan bimbingan dan konsultasi dalam rangka pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya.

Ketua Tim Pembinaan Kearsipan, Sekretaris DAP Provinsi Bali, Cok Istri Mas Rumitni menyampaikan bahwa tujuan dari pembinaan adalah untuk menyiapkan Perangkat Daerah dalam rangka menghadapi Audit Kearsipan Internal yang akan diselenggarakan oleh DAP sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Provinsi Bali mulai bulan Juni sampai Agustus 2021. DAP Provinsi Bali sebelumnya telah melakukan pembinaan kepada sebanyak 8 Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Provinsi Bali. Ketua Tim Pembinaan menyampaikan beberapa regulasi dan kebijakan yang menjadi acuan dalam pengelolaan arsip di Perangkat Daerah.

Dalam UU No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dinyatakan bahwa Perangkat Daerah memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan Arsip Dinamis. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Apabila telah habis masa simpan/retensinya maka wajib dilakukan penyusutan arsip. Pengelolaan arsip di Perangkat Daerah juga didukung Permendagri Nomor 90 tahun 2019 dan telah divalidasi melalui Kepmendagri Nomor: 050-3708/2020 tentang Hasil Verifikasi dan Validasi pemutahiran Klasifikasi Nomenklatur Keuangan Daerah. Arsip merupakan urusan wajib non pelayanan dasar sehingga harus mendapatkan perhatian dari semua pihak baik dari tingkatan pelaksana sampai level pimpinan Perangkat Daerah. Di samping itu kearsipan merupakan salah satu dari 8 indikator penilaian Reformasi Birokrasi (RB) yang menjadi dasar pertimbangan pemberian Tunjangan Perbaikan Penghasilan (TPP).

Dalam sesi diskusi dibahas mengenai beberapa topik seperti Pemberkasan Arsip Aktif yang bersumber dari e-office maupun arsip manual, pengelolaan Arsip Vital dan Arsip Terjaga serta penyusutan Arsip. Selain itu Ketua Tim Pembinaan juga berpesan agar seluruh Perangkat Daerah khususnya Dinas KLH Provinsi Bali DAP Provinsi Bali dapat segera menyerahkan Daftar Arsip Negara Periode 2014 – 2019 kepada DAP Provinsi Bali sebagai bukti akuntabilitas kinerja sesuai amanat SE Menteri PAN RB No 1 tahun 2020. Pada akhir acara, Kasubbag Umpeg Dinas KLH provinsi Bali menyampaikan komitmen untuk  menindaklanjuti hasil pembinaan dari DAP sehingga dapat meningkatkan nilai hasil audit kearsipan tahun 2021.

Share